活动执行场地事项及活动策划的要求

　　在世界很多地方，高级餐厅通常会为了举办私人活动而暂停营业，但是也有些餐厅并不认同这种做法，因此他们可能不会为了你的活动而暂停对外开放，餐厅最担心的是客人一旦被拒绝，就不会再来了，北京活动策划公司给出以下这些建议有助于打消任何顾虑，因为涉及费用问题，这些都是可以与餐厅办商的，有些费用需要餐厅来承担，而有些费用则由你负责，要提前弄清楚都涉及哪些费用，在合同中列出来，并把你要承担的费用添加到成本报表中。

　　◎提前设置告示牌，说明餐厅关闭时间。

　　◎在活动周特别摆放带有提示语的餐桌垫。

　　◎在活动当天放置“私人活动”标志。

　　◎通知当地饭店的礼宾员，活动当天餐厅停业。

　　◎发放饮料和小吃的赠送券，以感谢当天光顾餐厅但不能被接待的客人对活动的理解。

　　◎建议附近的餐厅做好接待额外来客的准备。

　　◎开通去上海活动策划往另一家餐厅的专车。

　　◎在地下停车场安排工作人员，把餐厅暂停营业的通知在客人停车前告诉他们。

　　在策划餐厅活动时，除了上述这些善意，礼貌的做法外，还有许多其他注意事项:。

　　◎如果餐厅设在购物中心里，要确保得到购物中心管理部门的允许，并弄清楚那里对你的活动有什么限制，有的购物中心是按照商场的一定营业新来收取定比例租金的，如果活动是在客人较少的晚上举办，还能为他们带来额外的收益，如果活动得到了媒体的高度关注，也就给购物中心做了有力的宣传，如果你的客户不反对，出于礼貌的做法，也要邀请购物中心的高层管理人员前来参加活动。

　　◎通知商家，购物中心即将举办特殊活动，以便他们能做好相应准备，你会发现多数商家都很理解，因为这对他们而言是一次吸引公众的机会此外，上海年会策划活动也让那些没有光顾过该购物中心的顾客认识了这个地方。

　　为了准备一份精确的预算，需要照顾到活动的方方面面，尽量把所有可能的成本都考虑在内，在这个过程中，你会发现有很多不同的事项要计入成本，如办理街道停车许可证，聘请下班的警务人员等，这些费用应列入成本中的哪一项以及支付这些费用的原因要列示清楚，要不断更新成本核算，并根据变化增减项目，正如前面提到的，随时掌握开支情况是很重要的，这样你就可以及时调整并具有足够的资金确保活动要素的完整，这些活动要索是实现公司活动目标的必要元素，总之，合适的活动地点为实现一切设想发挥着重要的作用。

　　例如，某活动想通过场景布置带来一种暂华的感觉，使其成为在未来几年中人们所律津乐道的活动，就像在沙漠里闪烁的星空下，由知名音乐家为客人献上的专场交响乐演出，你可以让客人在日落时分乘坐然气球到达，着陆时送上香槟，在策上海演出设备租赁划富有创意活动的同时，也要考虑到活动地点的实际成本问题，例如，万一天气状况或风力情况不适宜热气球飞行，就要有后备的交通工具，为不愿意乘坐热气球的嘉宾准备的交通工具，返程的交通工具(因为热气球在天黑后无法飞行)，一个透明的塑料账篷(适于天气不好时使用)，一个烹饪帐篷，卫生间，运送设施到沙漠的车辆，随时待命的医疗援助，保安，灯光设施，取暖设备，供电与备用发电机以及负责处理异常情况的监察员等，当把所有的费用纳人预算后，你可能会发现在沙漠里举办这样一场特殊活动的费用实在太高，转而考虑其他的方案或者看看成本报表中哪里还有可以调用的资金以实现你最初的设想，任何情况下都要清楚地知道资金状况，以做出明智的决定，活动策划周详，活动执行按部就班，才能保证最后不出现“意外”，提前了解各项成本，才能做出明智的决定。

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